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Le changement est inévitable...

Une pauvre gestion de vos flux d'information est-elle un frein à la productivité du personnel de votre entreprise?

Changement est inévitable...Bon nombre d'entreprises n'utilisent pas encore de CRM (gestion de la relation client) ou d'Erp (Entreprise Ressource Planning) adaptés à leur processus de travail. Celles-ci passent encore manuellement leurs commandes et la circulation des flux d'information entre les différents services est pauvre ou ont des systèmes en place non consolidés.

Posséder plusieurs systèmes logiciels pour différentes fonctions commerciales (les ventes, le traitement des commandes, le suivi, l'entreposage et les services financiers ) peuvent avoir un impact important et durable sur la compétitivité d'une entreprise. Souvent, l'utilisation de systèmes logiciels multiples arrive en grande partie par accident et cela entrave dangereusement la capacité des entreprises à résister aux effets de la crise économique.

Les processus de travail sont souvent dissociés des logiciels de gestion commerciale et comptable. Chaque service utilise son propre logiciel et les données sont transmises manuellement entre les différents services. Ces entreprises sont souvent amenées donc à manipuler imprudemment leurs données. Il s'en suit des sauvegardes incomplètes, des manquements aux mises à jour de sécurité, une gestion inconsistante de leurs utilisateurs et de leurs bases de données. La combinaison de ces facteurs exposent ces entreprises à des risques et coûts inutiles et ont un impact négatif sur le temps disponible pour se concentrer aux tâches stratégiques de rentabilité.

Les données sont un atout de valeur pour l'entreprise. Elles sont le cœur de sa croissance et de sa prospérité. La bonne circulation de l'information entre les différents services améliore l'efficacité de l'ensemble des employés de l'entreprise.  Il en découle des prises de décision plus rapides et adéquates aux situations exposées. Leurs manquements entraînent au contraire une inefficacité et un coût non négligeable.  En effet, la maintenance de plusieurs systèmes, l'intégration manuelle des données entre les systèmes et la perte potentielle de ces données lors des migrations, constituent un sérieux risques aux entreprises, sans compter les coûts élevés de maintenance de ces systèmes multiples (backups, mises à jour, utilisation excessive de la bande passante du fait de la duplication de fichiers).

Les problèmes les plus communément répertoriés et constituant un frein à la bonne communication entre les services sont :

  • Les problèmes de communication générale existant entre les services commercial et financier, par exemple la pauvre communication de l'état des comptes clients entre ces services peuvent entrainer de sérieuses implications. Les clients peuvent être perdus lorsque des erreurs se produisent sur l'état de leur compte ou paiements.
  • Des informations incomplètes des prévisions entrainant des difficultés à long terme dans les prises de décision. Sans les prévisions de recettes précises, les principales décisions vitales pour le développement stratégique de l'entreprise peuvent être retardées. Pire encore, les décideurs des entreprises peuvent arriver à une conclusion complètement erronée. Il n'est guère besoin de dire que cela peut avoir un impact grave et négatif sur l'avantage concurrentiel d'une entreprise.
  • Des erreurs de duplication de données à travers les services avec l'utilisation du copier-coller. Un exemple de certaines conséquences pour les clients de cette mauvaise communication peut être que les informations de livraison ou des instructions spécifiques de livraison ne sont pas transmises. Le résultat de ces erreurs de base et évitable est une pression supplémentaire sur les taux de fidélisation de la clientèle.

Comment y remédier et planifier une consolidation de ses processus de travail ?

La consolidation du système peut apporter un certain nombre d'avantages à une entreprise, l'un étant le temps et l'argent économisé grâce à l'automatisation des processus métiers clés comme les ventes, les commandes et la facturation. Des données plus cohérentes offrent une vue commercial globale qui peut aider à conduire des stratégies de croissance et d'amélioration. Il est donc surprenant qu'un plus grand nombre de responsables ne soient pas préparer à toute sorte de projet de consolidation.

Alors, quels sont les obstacles à la consolidation ?

Les obstacles le plus souvent évoqués sont le temps nécessaire à l'implémentation de la consolidation et le coût.

L'analyse générale est aussi que ce besoin de changement n'est souvent pas perçu au sein de la direction. Peut-être est-il grand temps que l'équipe dirigeante reconsidère cette position ?  Comme nous l'avons vu, la maintenance de multiples systèmes logiciels à travers les différents services de l'entreprise est la source d'efforts dupliqués et de communications inefficaces entre les membres du personnel. Choisir d'automatiser qu'un seul aspect de ses processus de travail peut nuire à la productivité, la rentabilité et la croissance. Pourtant une solution de migration en douceur existe : 7Cortex propose une pleine mise en œuvre d'un Erp adapté aux processus des flux de travail et des données pour une productivité accrue, des coûts réduits et une meilleure circulation de l'information.

 

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