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Les règles d'or du mémo réussi au bureau

Ce qu'il faut savoir : "ce  que vous dites n'est pas aussi important que la façon dont vous le dites." En effet, il facile d'être mal compris, ou de dire une chose qui délibérément signifie autre chose.

Voici les trois clés pour être compris lorsque vous écrivez à votre travail.

 

Clé numéro 1 : soyez diplomatique

On distingue rapidement les écervelés des sages par ce qu'ils disent ou par ce qu'ils écrivent...  surtout dans les e-mails qui ne sont jamais, jamais, dans des millions d'années effacés.

Les employeurs favorisent ceux qui savent écrire un message simple pour les autres employés, d'autres entreprises ou  d'administrations sans causer de troubles.

Les diplomates savent annoncer de terribles nouvelles d'une manière qu'elles ne semblent pas si terribles. Nous ne sommes pas des diplomates, mais quand nous ne pouvons pas écrire quelque chose de gentil ou agréable, nous devons choisir une de ces options:

  • Attendre jusqu'à ce que nous pouvons nous exprimer d'une manière positive.
  • Demander à quelqu'un de plus diplomate d'écrire le message.

Si vous pensez ainsi :  "je dis juste la vérité. Je ne me soucie pas de blesser les sentiments des autres. La diplomatie est pour les mauviettes! " , vous n'allez pas tarder à récolter les désagréments que vous avez semés.

Lorsque vous communiquez, soyez positif. Si vous ne pouvez pas être positif, soyez gentil. Si vous ne pouvez pas être positif ou gentil, adoptez le silence.

Clé numéro 2 : soyez concis et bref.

Restez simple dans la rédaction de vos emails.

Les adresses :

Les emails sont souvent envoyés à plusieurs personnes non concernées par le sujet. Si vous devez envoyer des messages à un grand groupe, réserver les "pour" et les champs "cc" pour les personnes que vous voulez donner le pouvoir de répondre à l'ensemble du groupe.

Toutes les autres adresses e-mail doivent être reléguées dans le champ "Cci". Ceci permettra de réduire l'encombrement du "répondre à tous".

Le sujet :

C'est là que de bons e-mails vont mal. Pensez au champ Objet comme un titre ou le titre d'un livre. Qui n'a pas cliqué sur un lien tout simplement parce que c'était un titre évocateur ? Un bon titre permettra d'améliorer votre réponse.

Des sujets tels que «réunion» ou «important» ou «note de Monsieur un tel" ne sont pas meilleur que de laisser le champ vide.

N'oubliez pas de mettre à jour le sujet d'origine si vous avez eu plusieurs échanges sur le même message. Cela permet d'éliminer la longue recherche à travers une pioche d'innombrables messages  pour retrouver le contenu dont vous avez besoin rapidement.

Le contenu

Saluez vos lecteurs et abandonner les formules trop pompeuses du type "A qui de droit". Trouver une façon de dire bonjour.

Faites le point. Il ya des moments où vous devez fournir des informations antérieures, mais n'enterrer pas votre message dans une introduction trop longue.

Soyez honnête. Il est difficile pour certains et apparemment impossible pour les autres. Les honnêtes travailleurs ont plus de valeur que les travailleurs malhonnêtes.

Si vous avez du contenu que vous souhaitez mettre en évidence, utiliser la liste à puces ou numérotée.

Soyez clair. Si vous invitez des gens à une réunion, par exemple, soyez spécifique sur le lieu, l'horaire et l'objet.

Récapituler brièvement votre message, si vous voulez être certain d'être compris.

Écrire clairement. Ne jamais utiliser des mots «fallacieux» du type «pour ainsi dire» ou «si vous" ou "inconcevable." Non, ils ne vous rendront pas plus intelligent.

Si vous concluez vos messages positivement, un jour, vous serez promu.

Clé numéro 3 : soyez informatif

Tout le monde va lire votre premier e-mail. La plupart donneront une autre chance à votre deuxième missive. Mais, quand les lecteurs pensent que vous lire est une perte de temps, plus personne n'ouvrira vos messages quelqu'en soit l'urgence. Si vous demandez à quelqu'un de lire vos e-mails, faites en sorte qu'il ne perde pas de temps.

Assurez-vous de répondre aux questions : Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi  que les lecteurs pourraient poser sur votre sujet.

Si vous avez trop d'informations pour vos lecteurs à digérer en une gorgée, envoyer des messages supplémentaires sur des sujets particuliers, le cas échéant.

Relisez votre message. Soyez le premier à trouver vos erreurs, pas le dernier.

Vérifier l'orthographe de votre message. Les erreurs évidentes ne sont jamais évidentes pour les auteurs mais le sont d'autant plus pour les lecteurs.

Si le contenu est extrêmement important, demandez à un ami de confiance de lire avant d'envoyer le message.

Soyez positif.

 

En conclusion, les meilleurs mémos professionnels sont diplomates, brefs et informatifs. Mesurez vos mots - en particulier ceux qui resteront toujours en ligne - parce que «ce que vous dites n'est pas aussi important que la façon dont vous le dites."