Logiciel de gestion de stock : comment bien choisir quand on est une PME
Ruptures, écarts d'inventaire, marchandises introuvables : la plupart des problèmes de stock viennent d'informations dispersées. Voici les critères pour choisir un outil adapté à une entreprise en Côte d'Ivoire.
À retenir. Un bon logiciel de stock n'est pas un outil isolé : il doit être relié aux achats, aux ventes et à la comptabilité SYSCOHADA, pour que chaque mouvement soit saisi une seule fois.
1. Les signes qu'il est temps de quitter le tableur
- Le stock affiché ne correspond plus au stock réel après quelques semaines.
- Plusieurs personnes modifient le même fichier, ou chaque dépôt a le sien.
- Les ruptures sont découvertes au moment de servir le client.
- La valeur du stock pour le bilan se recalcule à la main en fin d'année.
2. Les fonctions indispensables
Mouvements tracés
Chaque entrée et sortie est datée, rattachée à un document (bon de réception, livraison, facture) et à la personne qui l'a saisie.
Plusieurs dépôts
Magasin, entrepôt, chantier : le stock se suit par lieu, avec les transferts entre lieux.
Alertes de seuil
Un stock minimum par article déclenche une alerte avant la rupture.
Inventaire assisté
Saisie des comptages, calcul automatique des écarts et ajustements justifiés.
Valorisation
Valeur du stock calculée selon la méthode choisie, prête pour la clôture.
Accès mobile
Le magasinier ou le chef de chantier saisit depuis son téléphone, sans repasser par le bureau.
3. Le lien avec la comptabilité SYSCOHADA
Les stocks figurent à l'actif du bilan (comptes de la classe 3) et leurs variations passent en charges. Le SYSCOHADA révisé admet deux méthodes de valorisation des sorties : le coût moyen pondéré et le « premier entré, premier sorti ». La méthode choisie doit rester la même d'un exercice à l'autre.
Un inventaire physique est requis à la clôture. Un logiciel relié à la comptabilité évite de ressaisir la valeur du stock et rend les écarts visibles tout au long de l'année. La comptabilité SYSCOHADA avec 7ERP →
4. Les questions à poser avant de choisir
- Le stock est-il mis à jour automatiquement par les réceptions d'achats et les factures de vente ?
- Peut-on suivre un stock par chantier ou par magasin ?
- Qui peut modifier un mouvement, et la modification est-elle tracée ?
- Combien coûte l'outil par mois, et qu'est-ce qui est inclus (hébergement, mises à jour, formation) ?
- Peut-on l'essayer avec ses propres articles avant de s'engager ?
Et avec 7ERP ?
Le module Stock de 7ERP suit les entrées, sorties, inventaires et alertes. Il est relié aux achats, aux ventes et à la comptabilité SYSCOHADA dans le même logiciel. L'abonnement est de 36 000 FCFA par mois, toutes applications comprises, avec 30 jours d'essai gratuit. Voir le tarif →
Exemple par secteur : le cas type distribution et négoce →
Questions fréquentes sur la gestion de stock
Pour quelques dizaines d'articles et un seul dépôt, souvent oui. Dès qu'il y a plusieurs dépôts, plusieurs personnes qui saisissent ou un lien à faire avec la facturation et la comptabilité, le tableur devient source d'écarts et de ruptures.
Le SYSCOHADA révisé admet le coût moyen pondéré et le « premier entré, premier sorti ». Choisissez une méthode, appliquez-la de façon constante et validez-la avec votre expert-comptable.
Un inventaire physique complet est requis à la clôture de l'exercice. Beaucoup d'entreprises ajoutent des inventaires tournants, par famille d'articles, pour corriger les écarts au fil de l'année.
Le module Stock de 7ERP suit les entrées, sorties, inventaires et alertes. Si votre organisation demande un écran particulier (par chantier, par magasin, par lot), il peut être ajouté avec 7CONCEPTION, facturé à l'usage.
Ce guide est informatif. Pour le choix de la méthode de valorisation et les règles de clôture, référez-vous à votre expert-comptable.